دوشنبه یکم تیر 1388
سازمان وسازماندهی
فصل هفتم:سازمان وسازماندهی
صف و ستاد:موسسات و سازمانهای بازرگانی ناگزیرند از خدمات انواع متخصصین استفاده کنند،بعضی از این متخصصین در واحدهایی اشتغال دارند که مستقیماًدر رابطه با تامین اهداف اصلی موسسه فعالیت میکنند،این واحدها به واحدهای صف مشهورند و بعضی دیگر،مستقیماًبه تامین اهداف اصلی سازمان مشغول نیستند ولی واحدهای صف را درنیل به مقاصد خود یاری می نمایند،این واحدها به واحدهای ستادی معروفند.
وظایف صف و ستاد : فعالیت های صف آنهایی هستند که مستقیماًبا هدفهای تولیدیا ارائه ی خدمات موسسه ارتباط دارند و فعالیتهای ستاد ،به آنهایی اتلاق می شودکه به اجرای موثرفعالیتهای صف کمک میکنند.لذاملاک اصلی تشخیص واحدهای صف وستادهدف اصلی موسسه یاسازمان است.
انواع سازمان ها:سازمانهای رسمی و غیررسمی
سازمانهای رسمی(Formal Organization):سازمانهایی را که با قصد و نیت قبلی و به منظور نیل به هدف معینی و براساس سلسله مراتب سازمانی ایجاد میشوند را سازمان های رسمی می گویند
ویژگی های سازمانهای رسمی:1.بقای نسبی و دوام 2.تعیین ساختارفعالیت ها 3.رشد وپویایی سازمانی((Organizational Elaboration
سازمان های غیر رسمی(Organization Informal):علاوه بر روابط رسمی از پیش تعیین شده که مختص سازمان های رسمی است پس از مدتی شبکه ای از روابط غیر رسمی میان افراد به وجود می اید که به لحاظ اهمیت و میزان نفوذ آن در وظایف رسمی سازمان به سازمان غیر رسمی مشهور است.
سازمانهای غیر رسمی معمولاً سازمانی نامشخص و بی شکل اند که در دل سازمان رسمی پدیدار گشته اند و بدون آن نمیتوانند به حیات خود ادامه دهند و با تراکم های مختلف به وجود آمده و از آنها به سایه ی سازمان نیز تعبییر شده است.
علل تشکیل و پیوستن افراد به سازمان غیر رسمی : 1.ارضای نیاز اجتماعی2.احساس وابستگی و تعلق 3.احراز هویت 4.یافتن همدرد 5.تامین اهداف فردی 6.برقراری ارتباطات و دستیابی به اطلاعات.
نمودارهای سازمانی:در سازمان های دولتی و موسسات بازرگانی معمولاً نمودارهای متعددی به کار میروند از قبیل :نمودار ساده،نمودار وظایف،نمودار کارگزینی،نمودار جریان کار، نمودار تقسیم کار،نمودار صرفه جویی در حرکات و نمودار تقسیم جا و مکان که به منظور خودداری از اطاله ی کلام در اینجا فقط به ذکر نام آنها بسنده شد.
تطبیق وهماهنگی:همانطورکه اجزای یک ماشین به خودی خود کار نمیکنندوبرای حرکت ماشین لازم است که اجزای آن به دقت روی هم سوارشوند،تنظیم وهماهنگ گردند،ایجادارتباط مناسب ومنطقی بین وظایف افرادی که عملیات گوناگونی رادرموسسه انجام میدهند برای جلوگیری ازاختلاط مسئولیت وایجادوحدت عمل به منظورتحقق اهداف مشترک موسسه الزامیست.
علل لزوم هماهنگی :علت اصلی بروز ناهماهنگی تمایلی است که اغلب واحدهای سازمانی به گریزازمرکزدارندوهرواحدی ممکن است خودراغایت وجودی موسسه دانسته وازتاثیر عملیات خودبردیگرواحدهابی خبرباشد،لذاتطبیق وهماهنگی عملیات کلیه واحدها به منظورنیل به هدف های موسسه یکی از وظایف مهم مدیریت به حساب می آید،حتی بعضی اندیشمندان معاصرمدیریت ایجادهماهنگی رانه تنها ازوظایف مدیر بلکه آنراازهدفهای مدیریت دانسته اند.
یکی ازعلل فقدان هماهنگی بین واحدهای سازمانی ،عدم تطبیق هدفها،خط مشی ها،رویه ها ویا روشهای مربوطه بایکدیگر است،دراین صورت فقدان هماهنگی ناشی از عدم اجرای صحیح وظیفه ی برنامه ریزی است.
ابوالحسن زاده.غفاری
اهمیت هماهنگی به حدیست که بعضی از دانشمندان آنرا جوهر و روح سازمان تلقی نموده اند،مفهوم هماهنگی(عمل ترکیب و تلفیق اجزاوفعالیت های مختلفه ی سازمان)در عمل به ترتیبی است که اهداف سازمان به گونه ی کارایی تامین گردد واین امر زمانی حاصل می شود که:
-از افراد،تجهیزات و امکانات موجود،حداکثر استفاده ی ممکن به منظور نیل به اهداف بشود.
-حتی المقدور از دوباره کاری ها و تکرار اعمال به وسیله ی افراد و واحدهای سازمانی ممانعت به عمل آید.
-رعایت زمان در هماهنگی از اهمیت خاصی برخوردار بوده وبایستی عمل تلفیق و هماهنگی فعالیت ها به موقع و در زمان مناسب معمول گردد.
اصول هماهنگی:
خانم ماری پارکر فالت نقش واهمیت تطبیق وهماهنگی رادرقالب اصول چهار گانه ی اساسی ذیل خلاصه نموده است:1.هماهنگی درمراحل اولیه2.هماهنگی از طریق ارتباط مستقیم3.هماهنگی ازطریق بررسی تاثیر متقابل عملیات واحدهای موسسه4.هماهنگی یک عمل دائمی است.
موانع هماهنگی:
اهم موانع هماهنگی رابه شرح ذیل میتوان خلاصه نمود:
-عدم انظباط وعدم اطاعت عمومی کارکنان موسسه
-گستردگی حیطه ی نظارت،بدیهی است هرچه موسسه وسیعتر باشد عواملی کهبایستی با یکدیگر تطبیق داده شوند بیشتر خواهند بود و لذا عمل هماهنگی مشکلتر خواهد شد.
-همچنین عدم وجود طرز تفکر یکنواخت و متحد بین کارکنان یک موسسه،مانع معنوی بزرگی برای انجام عمل هماهنگی است.
-در سازمانهای جدید،معمولاً ایجاد هماهنگی تامدتی دشوار است زیرا در چنین سازمانهایی،طبقه بندی وظایف بین واحدهای سازمانی و تقسیم کار بین افراد و حتی طرق انجام کار هماهنگ نبوده وبایستی بر این مبنا ساخته و پرداخته گردند.
ارتباطات سازمانی:
در یک تعریف ساده ارتباطات عبارتست از تبادل اطلاعات و انتقال معنی.
فرایند ارتباطات شامل ارسال اطلاعات به منظور کنترل و هدایت رفتار کارکنان در سازمان است.فرایند ارتباطات یک سیستم تلقی میشود که اجزای آن عبارتند از :منبع اطلاعات یا فرستنده،متن پیام،وسایل ارتباطی (ازقبیل کلام،متون کتبی،علائم،اصوات و...)،گیرنده ی پیام و بازخور(اطلاعات پسگیر)به منظور کنترل.
هارولد لوید در زمینه ی ارتباطات میگوید:«ارتباطات عبارتست ازشلیک(ارسال)اطلاعات و اصابت آن به هدف»،یعنی تنها راسال پیام مبین برقراری ارتباط نیست،بلکه ازسوی هدف(گیرنده) بایستی اطلاعاتی مبنی بر قدرت نفوذ عمل ارتباطات(اطلاعات پسگیر)دراختیار فرستنده قرار گیرد.
انواع ارتباطات:
1.ارتباطات یک جانبه و ارتباطات دوجانبه2. ارتباطات افقی و ارتباطات عمودی موانع ارتباطات:موانع ارتباطی به دو گروه موانع خارجی و موانع داخلی تقسیم می شوند:
موانع خارجی به آن دسته از عواملی اطلاق میشود که خارج از شبکه ی ارتباطی بر فرایند ارتباطی تاثیر میگذارند،عواملی نظیر گرما،صدا،نور،شرایط محیط اجتماعی و... .
موانع داخلی به آن دسته از عوامل درونی اطلاق میشود که بر اجزای مختلف سیستم ارتباطی اثر میگذارند.این عوامل عبارتند از:
عدم تناسب وسیله یا شیوه ی برقراری ارتباط ،عدم صلاحیت اعتبار فرستنده ،فضای نا مناسب سازمانی،فقد مهارت های ارتباطی ،پیچیدگی و وسعت و یا گسستگی شبکه ی ارتباطات ،فزونی اطلاعات،محدودیت ادراک ،درک متفاوت از زبان ارتباطی،تشابه بینی،دوگانه بینی،تثبیت نظر و عقیده و بالاخره عدم کارایی مکانیزم اطلاعات پسگیر.
